Papierloses Büro: Das „ersetzende Scannen“ macht Schluss mit der Zettelwirtschaft

Das „ersetzende Scannen“ ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung Ihrer Büroorganisation. Es optimiert Ihre Ablage und spart – wenn es einmal eingerichtet ist – viel Zeit. Gerade jetzt, in einer Zeit, in der viele Arbeitnehmer:innen im Homeoffice tätig sind, bietet diese Form der Digitalisierung klare Vorteile. Denn durch eine strukturierte Ablage kann man praktisch von überall auf die Belege zugreifen. Der Gang in den Archivkeller entfällt und man findet jederzeit seine Belege.

Zunächst einmal bringt der Prozess aber auch Hürden mit sich. Denn Unternehmen müssen sich umorganisieren und die gesetzlichen Maßgaben befolgen. Wichtig ist insbesondere eine lückenlose Dokumentation der Arbeits- und Scan-Prozesse im Betrieb. Erst dann kann und darf das Papier entsorgt werden.

Ergänzend zu den rechtlichen Grundlagen zeigt Ihnen unsere Expertin auch die konkreten Änderungen im Buchungsprozess. Z.B: Die Papierrechnung, die bisher vom Stapel der offenen Posten in den Bezahlt-Ordner wandert, fällt weg und der Zahlungsvorgang ändert sich ebenfalls. Wie Sie diesen und viele weitere Prozesse optimal digital organisieren, erfahren Sie in unserer Online-Schulung.
 

Agenda:

• Rechtliche Grundlagen des ersetzenden Scannens: GOBD und Aufbewahrungsvorschriften
• Die Umstellung in vier Schritten: Planung, Scan, Verwaltung, weg mit dem Papier
• Datensicherheit und Datenschutz
• Unterstützende Umsetzung in Ihrer Lexware Software + Lexware archivierung