Verfahrensdokumentation leicht gemacht: Wichtige Infos zur praktischen Umsetzung

In dieser Online-Schulung zeigt unser Experte, wie Sie die gesetzlichen Grundlagen der Verfahrensdokumentation so einfach wie möglich umsetzen.

Wichtig zu wissen: Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle Prozesse der elektronischen Buchführung und des Belegwesens.

Sie stellt damit sowohl für den Steuerpflichtigen als auch für die Steuerbehörden eine unerlässliche Grundlage zum Verständnis der elektronischen Buchführung da. Zudem ist die Verfahrensdokumentation von zentraler Bedeutung bei der Darstellung und Dokumentation von internen Kontrollsystemen, deren Einrichtung auch im Hinblick auf künftige Entwicklungen empfehlenswert ist.

Agenda:

Anwendungsbereich GoBD

• Die GoBD gelten grundsätzlich für alle buchführenden Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Betroffen sind aber auch Unternehmer:innen, die ihren Gewinn in Form einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, letztlich also nahezu jedes Unternehmen.

Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

• Jede Buchführung – ob auf Papier oder digital – muss eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Belege und der Buchführung sicherstellen. Dies ist die wesentliche Anforderung an jede Buchführung. Hierzu sind geordnete und klare Prozesse erforderlich, die von den steuerpflichtigen Unternehmen definiert werden müssen.

Rechtliche Grundlagen für die Verfahrensdokumentation

• Die rechtlichen Grundlagen für die Verfahrensdokumentation finden sich in den Grundlagen für die ordnungsgemäße Buchführung und das Belegwesen. Die gesetzliche Verankerung ist vor allem in der Abgabenordnung sowie im Handelsgesetz-buch zu finden, also bei allen Vorschriften, die sich mit Buchführung und Belegwesen befassen.

Aufbau einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation

• Der Aufbau einer Verfahrensdokumentation muss einem unbeteiligten Dritten die Möglichkeit geben, das jeweilige Verfahren ohne weitere Umstände zu verstehen und nachzuvollziehen. Der Aufbau orientiert sich dabei an wesentlichen Schritten wie z.B. Grundlagen, Verfahrensbestandteile und verwendete Komponenten. Hierfür gibt es auch eine Reihe von guten Modellvorschlägen, die in der Online-Schulung beschrieben werden.

Anforderungen an ein internes Kontrollsystem

• Interne Kontrollsysteme spielen bei der Buchführung eine wichtige Rolle: Sie erlauben den Vergleich von Leistungen und Produkten mit den jeweiligen Rechnungen; sie dienen der Kontrolle von Ausgabe und Einnahmen usw. Sie helfen auch dem Steuerpflichtigen die eigenen Prozesse zu kontrollieren.

Weiterführende Informationen

• Es gibt weitere verfügbaren Hilfsmitteln und Mustern, die Unternehmen dabei unterstützen, eine Grundlage für eine eigene betriebsinterne Verfahrensdokumentation aufzubauen. Diese werden in der Schulung kurz beschrieben.